ClicRDV Pro reste un outil d’agenda partagé solide, mais sa prise en main côté secrétariat pose des questions spécifiques que la documentation officielle traite de manière fragmentée. Nous détaillons ici les réglages techniques à maîtriser dès la première connexion pour éviter les erreurs de paramétrage qui désorganisent un planning entier.
Synchronisation ClicRDV Pro avec l’écosystème SoLocal : ce qui change au paramétrage
Depuis l’intégration de ClicRDV dans la suite SoLocal Manager, les informations saisies dans l’agenda ne restent plus cantonnées à un seul canal. Les horaires d’ouverture, les coordonnées du cabinet et les motifs de consultation peuvent se propager vers la fiche établissement PagesJaunes, Google et Facebook.
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Pour un secrétariat, la conséquence directe est simple : toute modification d’horaire dans ClicRDV Pro peut impacter la fiche publique. Une plage de disponibilité supprimée un mardi matin, par exemple, risque de mettre à jour l’horaire affiché sur l’annuaire si la synchronisation est activée.
Nous recommandons de vérifier, dès le premier accès, si le compte est relié à un profil SoLocal Manager. Cette information se trouve dans les paramètres généraux du compte. Si c’est le cas, chaque ajustement de plage horaire doit être pensé en double lecture : impact sur l’agenda interne et impact sur la visibilité externe.
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Points de contrôle à valider avant toute ouverture de créneaux
- Vérifier la concordance entre les horaires déclarés dans ClicRDV Pro et ceux affichés sur la fiche PagesJaunes (écarts fréquents après un changement saisonnier)
- S’assurer que les motifs de consultation publiés en ligne correspondent aux prestations réellement proposées au cabinet
- Contrôler les canaux de diffusion activés : certains comptes diffusent les créneaux sur des annuaires partenaires sans que le secrétariat en ait été informé
- Désactiver la multi-diffusion sur les canaux non souhaités pour garder la maîtrise du flux de rendez-vous entrants
Paramétrage des plages horaires et motifs de consultation dans ClicRDV Pro
Le paramétrage des plages horaires est le point technique où les erreurs de secrétariat sont les plus fréquentes. ClicRDV Pro distingue les plages d’ouverture globale (horaires du cabinet) et les plages ouvertes à la prise de rendez-vous en ligne. Confondre les deux revient à rendre disponible sur internet la totalité du planning, y compris les créneaux réservés aux urgences ou aux patients suivis.
Créer des plages internet distinctes des plages cabinet permet de garder des créneaux accessibles uniquement par téléphone. En pratique, nous observons que la plupart des secrétariats qui rencontrent des problèmes de surcharge n’ont pas segmenté ces deux types de plages.
Durée des motifs et temps tampon
Chaque motif de consultation (première visite, suivi, acte technique) doit être associé à une durée propre. ClicRDV Pro permet de définir un temps tampon entre deux rendez-vous, paramètre souvent ignoré à la mise en route. Sans ce tampon, l’agenda enchaîne les créneaux sans pause, ce qui génère du retard en cascade dès le milieu de matinée.
Le réglage se fait motif par motif. Un acte technique long peut nécessiter un tampon plus généreux qu’une consultation de suivi. Ajuster ces durées après quelques semaines d’utilisation réelle donne de meilleurs résultats que de figer des durées théoriques dès le départ.
Gestion des rappels SMS et email pour réduire les rendez-vous non honorés
Une part significative des rendez-vous pris en ligne ne sont pas honorés. Les rappels automatiques par SMS et email constituent le levier principal pour limiter ce phénomène. ClicRDV Pro propose l’envoi de rappels paramétrables, mais le réglage par défaut n’est pas toujours adapté.
Le délai du rappel SMS doit être calibré selon le type de patientèle. Un rappel envoyé la veille fonctionne bien pour des consultations courantes. Pour des actes nécessitant une préparation (jeûne, documents à apporter), un rappel supplémentaire quelques jours avant la date peut être pertinent.
Côté email, le taux de lecture dépend fortement du libellé de l’objet. ClicRDV Pro permet de personnaliser le contenu du message. Nous recommandons d’inclure le nom du praticien, la date et l’heure dans l’objet même du mail, plutôt que dans le corps du texte, pour maximiser l’identification rapide par le patient.
Cas particulier des rappels pour agenda multi-praticiens
Quand plusieurs praticiens partagent le même compte ClicRDV Pro, chaque praticien peut avoir ses propres préférences de rappel. Le secrétariat doit configurer les rappels praticien par praticien, pas au niveau global du cabinet. Un oubli fréquent : les rappels ne s’activent pas automatiquement pour un nouveau praticien ajouté au compte.
ClicRDV Pro face aux plateformes de santé : délimiter le périmètre fonctionnel
ClicRDV Pro n’est pas un concurrent direct de Doctolib ou des plateformes de santé à large audience. Le positionnement est différent : ClicRDV Pro gère l’agenda et la prise de rendez-vous, mais sans annuaire de recherche de praticiens intégré ni fonctionnalités de téléconsultation.
Pour un secrétariat médical, cela signifie que ClicRDV Pro convient aux cabinets qui génèrent déjà leur propre flux de patients (bouche-à-oreille, site web, référencement local). Le patient arrive sur la page de prise de rendez-vous via un lien direct, un bouton sur le site du cabinet ou la fiche PagesJaunes, pas via un moteur de recherche de praticiens.
Cette distinction a un impact concret sur le travail du secrétariat : il n’y a pas de gestion de profil public à optimiser (photos, avis, descriptif de spécialités) comme sur les grandes plateformes. Le temps de gestion administrative est concentré sur le paramétrage de l’agenda, pas sur le marketing du praticien.
Quand envisager un complément ou une migration
Si le cabinet constate que la majorité de ses nouveaux patients proviennent d’une recherche en ligne de type « médecin près de chez moi », la visibilité offerte par ClicRDV Pro via SoLocal peut ne pas suffire. Dans ce cas, coupler l’outil avec une présence sur une plateforme à forte audience ou évaluer une migration devient un sujet à arbitrer avec le praticien.
Le paramétrage initial bien mené dans ClicRDV Pro reste un acquis transférable : la logique de plages, de motifs et de rappels se retrouve dans la plupart des outils concurrents. Un secrétariat formé sur ClicRDV Pro monte en compétence sur n’importe quel agenda en ligne en quelques jours, ce qui relativise le risque d’un changement d’outil ultérieur.
